Réponse directe
Centraliser commandes, stock et livraison COD signifie une commande-id du webhook boutique ou Sheets jusqu’au retour entrepôt, avec confirmation agents, envoi transporteur API, suivi par polling et déduction stock au ramassage. Ce guide décrit six phases avec checkpoints — ERP-STOK n’est ni transporteur ni substitute à vos processus humains de confirmation.
Phase 1 — Cartographier les flux actuels
Listez chaque entrée commande (Sheets, WooCommerce, Shopify, YouCan, WhatsApp, manuel) et où vous cochez aujourd’hui confirmé, expédié, livré, stock.
Sans carte, vous centralisez dans un nouvel outil en recréant les mêmes silos.
- Dessiner sur une page : source → confirmation → transporteur → stock.
- Noter qui modifie quoi (agent, manager, logistique).
- Identifier les doublons connus (même commande deux fichiers).
Phase 2 — Choisir la source de vérité commandes
Décidez : ERP-STOK devient la file opérationnelle ; Sheets/boutiques restent ingestion uniquement.
Activez Apps Script + webhook pour Sheets ou webhooks Woo/Shopify/YouCan selon vos canaux.
- external_order_id ou équivalent anti-doublon configuré.
- Mapping téléphone, ville, articles, montant COD validé.
- Push Sheets privilégié vs poll — push souvent plus réactif.
- Test import 10 commandes fictives sans duplicate.
Phase 3 — Centraliser la confirmation
Migrer les coches Excel vers statuts ERP : assignation agents, rappel_plus_tard, notes.
Interdiction d’expédier depuis le Sheet une fois cette phase validée.
- Créer les comptes agents avec visibilité assignation.
- Former sur statuts confirmer / annuler / rappel.
- Manager seul ou rôle autorisé envoie transporteur post-confirmer.
Phase 4 — Brancher transporteurs et suivi
Configurer les intégrations livraison disponibles pour le compte ; mapper villes fournisseur.
Accepter que le suivi passe par polling — planifier la fréquence acceptable pour votre SAV.
ERP-STOK envoie et synchronise ; il ne livre pas physiquement.
Phase 5 — Aligner le stock sur le ramassage
Importer catalogue et variantes ; synchroniser achats fournisseur si applicable.
Vérifier sur commandes test : confirmation ne bouge pas le stock ; ramassé oui ; retour validé restaure.
DeliverySaleService idempotent sur tracking_number.
| Checkpoint | Résultat attendu |
|---|---|
| Commande confirmée | Stock identique à avant |
| Envoi + tracking | Stock inchangé |
| Statut ramassé sync | Vente créée, stock − qty |
| Retour scanné validé | Restauration selon workflow |
Phase 6 — Mesurer et ajuster
Utiliser COD Delivery Insights sur cohortes dates suffisantes (attention petits volumes).
Ajuster confirmation ou transporteur par ville/produit — sans promettre un taux cible inventé.
Documenter qui ne doit plus toucher aux anciens fichiers parallèles.
Exemple fictif illustratif — centralisation « Medina Tech »
Semaine 1 : « Medina Tech » (exemple fictif) cartographie Sheets + Woo + saisie manuelle / WhatsApp. Semaine 2 : webhook Woo + Apps Script Sheets actifs ; agents confirment dans ERP-STOK, Sheet figé en lecture sauf saisie marketing. Semaine 3 : transporteur(s) selon les intégrations configurées et disponibles pour le compte, tests ramassage sur 20 colis — stock aligné. Ancien onglet « Stock » Excel archivé. Un seul numéro commande #MT-1024 traverse confirmation, tracking TS-9981, ramassage, retour éventuel.
ERP-STOK comme hub de centralisation
Une plateforme pour ingestion multi-sources, confirmation, livraison API multi-prestataires, polling statuts, stock ramassage/retours et insights — sans prétendre remplacer vos transporteurs.
L’essai permet de parcourir les six phases sur un volume réduit avant coupure des fichiers legacy.
Pour conclure
Centraliser n’est pas un clic unique : c’est enchaîner six phases avec checkpoints stock au ramassage.
Tant qu’un onglet parallèle reste « autorité » sur confirmé ou stock, vous n’êtes pas centralisé — vous avez dupliqué.
Limites et points d’attention
- Centralisation exige discipline équipe et coupure des habitudes Excel.
- Polling transporteur ≠ temps réel ; prévoir SLA interne.
- WhatsApp et canaux informels demandent des règles de saisie claires.